Seit ihrer Gründung im Jahr 1908 ist die Schnorr GmbH zur international führenden Problemlöserin für Tellerfedern und Schraubensicherungen gewachsen. Während seiner langen Tradition hat das Unternehmen beständig an sich, seinen Talenten und Möglichkeiten gearbeitet. Das betrifft die technische Ausrüstung und Unternehmensprozesse ebenso, wie die Qualifizierung und Weiterbildung der Mitarbeitenden. Hier lag die Zuständigkeit bisher klar bei den Führungskräften des Unternehmens, die Personalabteilung hat vor allem erinnert, dokumentiert und administriert.

Von der Exceltabellenlandschaft zu einem integrierten Kompetenzmanagement

Um die Führungskräfte in Entwicklungs- und Weiterbildungsfragen unterstützen zu können, hat man bisher vor allem Tabellen angelegt und gepflegt, beispielsweise Schulungsübersichten mit Qualifikationen und bereits bekannten Weiterbildungsbedarfen. Nun sind solche Tabellen bekanntermaßen fehleranfällig, müssen parallel aktualisiert und im Grunde permanent im Auge behalten werden, damit sie ihre Wirkung ausspielen können. Die Personalabteilung bei Schnorr hatte sich angesichts des kontinuierlichen Unternehmenswachstums bereits intensiv mit strategischen Fragestellungen befasst und sich im Rahmen des RKW-Projektes „QualiDigi“ mit einer Jobfamilienstruktur und künftigen Kompetenzbedarfen beschäftigt. Dabei kam die Frage auf, welche Software denn geeignet wäre, um die Qualifikationsmatrizen und Kompetenzdaten digital zu erfassen, zu managen und unternehmensweit flexibel zu nutzen.

Die Suche nach der richtigen Software

Schnell wurde deutlich, dass der Markt an entsprechenden Softwarelösungen nicht ohne Grund stark diversifiziert ist. Zu sehr unterscheiden sich die Zukunftsfragen der Unternehmen und zu wichtig ist die saubere Integration in das bestehende IT-Umfeld. Mit Tanja Martin von der Allert + Martin Personalmanagement Organisationskultur GbR war schnell eine kompetente Beraterin gefunden, die um die Herausforderungen mittelständischer Unternehmen weiß. „Die Personalabteilung wollte künftig einfach besser unterstützen können“, erinnert sich Tanja Martin: „Und dieser Wunsch ist neben der Unternehmenssituation zu konkretisieren.“ Dabei war der Aufwand nicht sonderlich hoch. In nicht einmal zwei Beratungstagen wurde mit den richtigen Fragen die Digitalisierung der Qualifikationsmatrix strategisch unterfüttert und in ein Lastenheft übersetzt, welches auch in zukünftige Personalentwicklungsaspekte hineinreichte. Dabei wurde auch der Anspruch der Personalabteilung deutlich, in Qualifizierungs- und Entwicklungsfragen über die Abwicklung hinaus kompetent tätig werden zu können, also übergreifende Trainings zu konzipieren und den Führungskräften beratend zur Seite zu stehen.

Vom Anliegen zur Lösung

Der Weg zur passenden Softwarelösung führte die Personalabteilung gemeinsam mit Tanja Martin über Online-Workshops an vier Stationen entlang. Startpunkt war eine Bestandsaufnahme darüber, was in der Personalabteilung überhaupt getan wird. Anschließend wurde die Nützlichkeit der bestehenden Prozess- und IT-Landschaft beurteilt. Erst im Anschluss daran ging es um die Frage nach künftigen Anforderungen und schließlich um die Übersetzung in Fahrplan und Anforderungskatalog. „Um eine passende Softwarelösung zu finden, vergiss nicht, die Anwenderinnen und Anwender zu befragen“, war Tanja Martin aus ihrer Praxiserfahrung wichtig. Daher wurden auch Führungskräfte und Mitarbeitende aus der Produktion in die Entwicklung der Anforderungen einbezogen. Nach einer entsprechenden Vorauswahl der Beraterin, konnte das interne Team aus HR und Führungskräften schließlich zügig die Entscheidung für eine passende Softwarelösung fällen und die spannende Phase der Umsetzung beginnen.

Worauf kommt es an?

„Der potenzielle Nutzen und die Grenzen einer Lösung müssen immer individuell im Unternehmenskontext beurteilt werden.“ Dieser Aspekt ist Tanja Martin sehr wichtig: „Allerdings lassen sich mit Softwareeinsatz in der Personalabteilung häufig Standardprozesse mit viel Papier und fehleranfällige Exceltabellen zum Gewinn des Unternehmens digitalisieren“.

Am Beispiel komplizierter Reisekostenabrechnungen von Montagemitarbeitenden in einem Unternehmen, das sie betreut hat, verdeutlicht sie aber, dass es auch hier Grenzen gibt: „Man erhoffte sich eine Entlastung von diesen komplizierten und unattraktiven Tätigkeiten, musste aber feststellen, dass die Einführung und Pflege eines passenden Softwaresystems erheblich mehr Aufwand bedeutet hätte.“ Manchmal ist das Outsourcing des gesamten Prozesses eine sinnvolle und am Ende kostengünstigere Lösung.

Zur Kosten-Nutzen-Betrachtung gehört aber nicht nur der Blick aufs Monetäre, mindestens ebenso wichtig sind die Anforderungen, die sich aus der Art und Weise ergeben, wie sich ein Unternehmen organisiert und wie es zu Entscheidungen gelangt: „Gerade in Teams, die mit viel Eigenverantwortung und Selbstorganisation bei der Sache sind, reicht beispielsweise oft ein reduzierter Prozess, da das Team vieles ohnehin in Eigenregie übernimmt.“

Auch eine abschließende Empfehlung bleibt Tanja Martin nicht schuldig: „Sehen Sie die Digitalisierung der Personalarbeit als kontinuierlichen Verbesserungsprozess, den Sie jetzt beginnen.“

Sehen Sie die Digitalisierung der Personalarbeit als kontinuierlichen Verbesserungsprozess, den Sie jetzt beginnen.

Tanja Martin, RKW BW-Fachberaterin

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Ramona Stehle Business Expertin Führung und Personal, aktuell in Mutterschutz

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