Der digitale Auftritt der Landesärztekammer Baden-Württemberg ist zugleich auch das Portal, über das die rund 72.000 Ärztinnen und Ärzte im Bundesland zahlreiche Anwendungen und Services nutzen können. Wer hier neu gestalten will, braucht ein wirklich gutes Projektmanagement. Dafür hat sich die Landesärztekammer externe Hilfe geholt: Fachberaterin Dr. Yvonne Stolz-Longaker vom RKW Baden-Württemberg begleitete das Team und zahlreiche eingebundene Dienstleister durch die Planung und Umsetzung. Sie half auch dabei, viele beteiligte Interessengruppen behutsam mit einzubinden und zu überzeugen.
Auf der Tagesordnung stand der Relaunch schon länger: Die Internet-Präsenz der Landesärztekammer war in die Jahre gekommen und basierte auf veralteter Technologie. Allen Beteiligten war klar, dass diese Neugestaltung eine Mammut-Aufgabe wird. Einerseits vom Umfang her: Das Vorhandene war über Jahre gewachsen, mehr als 15.000 Dokumente waren eingebunden. Andererseits hat die Seite weitaus mehr Funktionen und Aufgaben als die meisten anderen Internet-Präsenzen. Die rund 72.000 Ärzte im Land können sich anmelden und im gesicherten Bereich eine Vielzahl an Dingen erledigen: zum Beispiel Fortbildungspunkte pflegen oder ihre Facharzt-Weiterbildung administrieren. Zudem enthält das System Datenbanken, in denen Beschäftigte der vier Kammerbezirke und der Landesärztekammer aktiv arbeiten. Dafür gibt es zahlreiche Tools – und, was Neuerungen nicht vereinfacht, eben auch verschiedene Dienstleister und Schnittstellen.
Klar war außerdem: Ein neuer Look soll her, dazu ein zeitgemäßes mobile-first Design, das sich automatisch ans Endgerät anpasst und auch auf Smartphones und Tablets gut nutzbar ist. Gewünscht war außerdem, dass die Inhalte stärker personalisiert werden können und alle Ärzte nach dem Login auf sie zugeschnittene Informationen und Services sehen.
Viele Prozesse kamen mit auf den Tisch
Mitte 2021 nahm die Landesärztekammer Kontakt auf zum RKW Baden-Württemberg, um externe Unterstützung zu finden. Fachberaterin Dr. Yvonne Stolz-Longaker stieg mit ein. In der ersten gemeinsamen Arbeitsphase, sie dauerte fünf Tage, wurden die tatsächlichen Dimensionen des Projekts deutlich. „Ein Projekt wie ein Eisberg, man sah nur die Spitze am Anfang“, sagt Stolz-Longaker im Rückblick lachend. „Mit dem digitalen Auftritt ging es los. Dann hatten wir zügig viele digitale Prozesse der Kammer mit auf dem Tisch. Hinzu kamen Fragen rund um die IT-Infrastruktur: Cloud, Serverhaltung, Datenbank-Architektur.“ Folge-Projekte wurden angestoßen.
Bewährt hat sich, dass sie schnell einige Reißleinen gezogen hat: „Angedacht war, absolut alles neu zu machen, auch die Applikationen. Das wäre nicht zu schaffen gewesen, und die Kosten wären aus dem Ruder gelaufen.“ Dr. Oliver Erens, Pressesprecher der Landesärztekammer und mit im Lenkungsausschuss, berichtet: „Frau Stolz-Longaker hat uns gut angeleitet bei einer Priorisierung: Was ist für unsere verschiedenen beteiligten Interessengruppen wichtig, was ist für Repräsentation nach außen wichtig, was ist aus Sicht der Dienstleister überhaupt möglich?“
RKW BW-Fachberaterin: Bestehendes integrieren, Dienstleister vernetzen
Man entschied sich, Bestehendes zu integrieren, was in der Umsetzung auch für einigen Aufwand sorgte. Yvonne Stolz-Longaker erinnert sich, dass die vielen IT-Dienstleister sich erst nach und nach aufeinander eingespielt haben: Denn sie arbeiten unterschiedlich, kommunizieren unterschiedlich, verwenden teils sogar Fachbegriffe unterschiedlich. „Da haben wir ein paar Runden drehen müssen – aber mittlerweile sind die Dienstleister supergut vernetzt. Vor allem sprechen die Techniker und die Entwickler direkt miteinander. Das bringt richtig viel.“
Die Umsetzung startete. Mindestens vier Tage pro Monat war die Fachberaterin eingebunden, meist mehr. Ihr hat die Zusammenarbeit Spaß gemacht: „Das ist ein sehr smartes Team. Und in der Ärztlichen Körperschaft spürt man einen starken Willen, die Organisation zu digitalisieren und voranzubringen.“ Die größte Herausforderung war die knapp kalkulierte Zeit bis zum Live-Start der neuen Seite. „Wir haben uns für hybrides Projektmanagement entschieden“, berichtet sie, das habe sich bewährt: agile Projektleitung eines Projektteams mit Teilprojektleitungen im Bereich Content, IT und Applications. Sie organisierte Workshops, digital und vor Ort, unterstützte mit Coaching und koordinierte Dienstleister. Das Informationsmanagement für die neue Seite zu durchdenken, war für sie eine weitere zentrale Aufgabe.
Breite Zustimmung gut organisiert
Kommunikation: Damit hat die Fachberaterin immer wieder gepunktet, berichtet Pressesprecher Erens. Die Landesärztekammer ist Körperschaft öffentlichen Rechts, ärztliche Standesvertretung und Trägerin der ärztlichen Selbstverwaltung. Es gibt zahlreiche Gremien, die an Entscheidungen beteiligt sind. Der digitale Auftritt ist zugleich der Auftritt der 47 Ärzteschaften, die es auf der Ebene der Land- und Stadtkreise gibt. Die Teams der Landes- und der Bezirksärztekammern nutzen Anwendungen aus dem Portal heraus. Auch die vorgeschriebenen ärztlichen Fortbildungen werden über die Seite als Portal verwaltet und immer häufiger als digitales Lernen dort angeboten.
Eine Vielzahl an Anforderungen. „Wir haben ein Stakeholdermanagement und eine Kommunikationsstrategie erarbeitet“, sagt Stolz-Longaker. Etliche Veranstaltungen wurden organisiert. „Uns war wichtig, dass alle beteiligten Interessengruppen transparent informiert sind und bleiben – als Grundlage dafür, dass wir am Ende auch einen breiten Konsens für den neuen digitalen Auftritt haben.“
RKW BW-Fachberaterin agiert strategisch und mit viel Gespür
Oliver Erens betont: „Dass dies gelungen ist, war eine der wichtigsten Leistungen von Frau Stolz-Longaker.“ Nicht nur mit Strategie, auch mit ihrem Gespür habe sie viel beigetragen: „Sie ist eine gute Zuhörerin und hat sehr klug wahrgenommen, wo Friktionen entstehen können. An den richtigen Stellen hat sie uns gewarnt. Und sie hat ein sehr überzeugendes Wesen, agiert mit Samthandschuhen und zugleich bestimmt.“ Mit ihr sei es immer ein Miteinander gewesen.
Sebastian Boldt, der Product Owner des Internetauftritts der Landesärztekammer, lobt an Yvonne Stolz-Longaker ganz besonders ihre Beharrlichkeit. „Egal ob ein Problem auftaucht, egal ob etwas zeitkritisch ist, sie bleibt dran. Sie hat eine ganz eigene Art, sich und ein Projekt zu organisieren. Man spürt: Sie hat es zu jedem Zeitpunkt zu hundert Prozent im Griff.“ Erens und Boldt berichten vom regelmäßigen Jour Fixe, von Yvonne Stolz-Longakers bald berühmten Folien („eine einzige Folie, auf der alle Dinge stehen, die an dem Tag angerissen werden müssen“), von ihrem großen Überblick und einem Ampelsystem, das allen sehr deutlich visualisierte, wo es brennt.
Die Seite ist online, das Projekt längst nicht abgeschlossen. Sukzessive werden weitere Applikationen eingebunden und Arbeitsprozesse digitalisiert. Die engmaschige Betreuung der Fachberaterin geht weiter.
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