Vom Pflichtprogramm zur strategischen Chance:

Abschnitt 1: Regulatorischer Druck steigt – Unternehmen müssen reagieren

In einer zunehmend komplexen und dynamischen Geschäftswelt stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Beschäftigten kontinuierlich auf dem neuesten Stand gesetzlicher Anforderungen zu halten. Die Liste der zu erfüllenden Vorgaben wächst stetig:

• Fachliche Anforderungen im Rahmen interner und externer Audits
• Compliance-Themen wie Verhaltenskodizes und Korruptionsprävention
• Gesetzliche Vorschriften wie das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
• Neue EU-Regularien wie der Digital Operational Resilience Act (DORA) für die Finanz- und IT-Branche

„Welche Probleme oder Bedürfnisse seht ihr, die ihr mit xLMS - das Business Process Outsourcing Service für Qualifizierung - lösen wollt?“

Aus meiner langjährigen Zusammenarbeit mitnationalen und internationalen Unternehmen weiß ich das Qualifizierung externer Mitarbeitender für viele Unternehmen ein echtes Spannungsfeld darstellt. Während interne Schulungen meist über etablierte Systeme abgebildet werden, fehlt bei Externen häufig die nötige Struktur. Gerade bei kurzfristigen Einsätzen – oft mit wenig Vorlauf und unklarer Datenlage – geraten HR und Fachbereiche regelmäßig unter Druck. Es geht dabei nicht nur um organisatorische Hürden, sondern auch um rechtliche Sicherheit: Audit- oder Compliance-relevante Qualifikationen müssen vor Tätigkeitsbeginn nachweisbar abgeschlossen sein.

Besonders herausfordernd wird es, wenn externe Mitarbeitende nicht im HR-System geführt werden dürfen – etwa aus Datenschutzgründen oder um das Risiko einer Scheinselbstständigkeit zu vermeiden. Gleichzeitig ist genau diese Personengruppe oft sehr heterogen, was Sprachen, Herkunft, Einsatzzweck und Dauer betrifft – und macht eine standardisierte Bearbeitung umso schwieriger. Dazu kommen unvollständige Stammdaten, unklare Zuständigkeiten zwischen HR und Fachbereichen sowie die fehlende technische Plattform, um diese Prozesse effizient zu steuern. Oftmals sind externe Mitarbeitende dezentral in verschiedenen Fachbereichen im Einsatz – ohne dass es einen übergreifenden Prozess oder eine zentrale Lösung gibt, um diese Gruppen strukturiert zu verwalten und zu qualifizieren. Deshalb haben wir xLMS entwickelt – um genau diese Herausforderungen fuer unsere Kunden in den Griff zu bekommen. Ein cloudbasiertes Lernmanagementsystem und einen Service, speziell für externe Zielgruppen entwickelt. Die Grundidee: Externe Personen qualifizieren, ohne sie in interne HR- Systeme zu integrieren. Und das mit demselben Anspruch an Professionalität, Steuerbarkeit und Nachweisfähigkeit wie im internen Bereich.

 „Wie profitieren Unternehmen konkret von eurer Lösung?“

Der xLMS-Service entlastet nicht nur HR-Abteilungen, sondern auch andere Fachbereiche, die regelmäßig mit externen Kräften arbeiten – sei es in der Produktion, im Außendienst, bei Wartungseinsätzen oder in der Logistik. Durch klare Prozesse, automatisierte Qualifizierungen und revisionssichere Nachweise wird der Aufwand deutlich reduziert – und gleichzeitig die Compliance sichergestellt.

Im Kern ist es eine klassische „Make-or-Buy“-Entscheidung: will das Unternehmen die Qualifizierung externer Mitarbeitender selbst steuern – sei es über HR, den Einkauf oder die Fachbereiche – stellt sich unweigerlich die Frage nach Skalierbarkeit und Prozesssicherheit: Gibt es ausreichend Ressourcen und klare Zuständigkeiten, um diese Aufgabe durchgängig und revisionssicher zu erfüllen? Welche digitale Lösung kommt hier zum Einsatz, besteht das Risiko einer Scheinselbstständigkeit?

Oder entscheidet man sich bewusst dafür, einen spezialisierten Service einzukaufen – und damit unregelmäßige, aufwändige und häufig ungeliebte Aufgaben wie die monatliche Prüfung, Dokumentation und Eskalation fehlender Qualifizierungsnachweise an einen erfahrenen externen Dienstleister auszulagern, der sich darauf spezialisiert hat. xLMS bietet genau diese Entlastung – flexibel, skalierbar und compliance-sicher.

Das Beispiel DORA (Digital Operational Resilience Act)

Die DORA-Verordnung setzt ab 2025 Leitplanken für die Anwendung von Informations- und Kommunikationstechnologien und minimiert das Risiko von Cybersicherheitsvorfällen. Auch externes Personal muss zügig geschult werden. Mit xLMS funktioniert das ganz einfach:  der Prozess beginnt mit der Registrierung der externen Dienstleister, die sich eigenständig im System anmelden können. Im Anschluss wird ihnen automatisch die DORA-relevante Schulung zugewiesen. Nach der Bearbeitung der Schulung erfolgt eine aktive Bestätigung, dass die Inhalte verstanden und akzeptiert wurden. Direkt im Anschluss wird ein Zertifikat erstellt, das als revisionssicherer Nachweis im System abgelegt wird. Das System übernimmt zudem das Monitoring: Es erinnert an ausstehende Qualifizierungen und löst bei Bedarf Eskalationen an die zuständigen Stellen aus. Die Schulung kann zyklisch wiederholt werden – beispielsweise jährlich oder bei regulatorischen Änderungen.

“Was würden Sie Unternehmen mit auf den Weg geben, die das Thema externe Qualifizierung noch nicht strukturiert angegangen sind?“

Aus meiner Sicht ist es hilfreich, sich zunächst einen detaillierten Überblick zu verschaffen: Wo kommen externe Mitarbeitende zum Einsatz, welche Qualifizierungen sind notwendig – und wie wird das aktuell gelöst? Oft zeigt sich dabei schnell, wo Lücken bestehen oder Prozesse an ihre Grenzen stoßen. Und viele sind sehr überrascht, wie viele Externe an welchen Stellen im Unternehmen im Einsatz sind.

Wichtig ist, einen Weg zu finden, der im Alltag funktioniert, aber auch im Ernstfall – etwa bei Audits oder Compliance-Prüfungen – Bestand hat. Es muss nicht kompliziert sein, aber es braucht eine klare Linie. Dabei kann externe Unterstützung sinnvoll sein, muss aber immer zur eigenen Organisation passen.