Seit 1919 steht die Firma Rütgers für Kompetenz und höchste Qualität in den Bereichen Kältetechnik, Klimatechnik und Industriekühlung. Ein wesentlicher Stützpfeiler des Unternehmenserfolgs sind verantwortungsvolle und leistungsbereite Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ohne ihre Kundenorientierung und ihr aktuelles wie umfangreiches Know-how wären die Qualitätspositionierung des Unternehmens und dessen kontinuierlicher Wachstumskurs nicht denkbar.

Die Einführung einer neuen Personalsoftware als Zukunftsinvestition

Heute zählt das Unternehmen rund 140 Köpfe – und mit ihnen eine ganze Reihe an erfolgskritischen Aufgaben in der Personalabteilung. Als kürzlich feststand, dass die bestehende Software zur Verwaltung der Personalakte nicht mehr zu den Anforderungen des Unternehmens passt, sollte nicht bloß ein neues System angeschafft werden. Vielmehr nutzte man bei Rütgers Kälte Klima die Gelegenheit, um sich zu fragen, was eine Personalsoftware künftig leisten können muss, um die Personalarbeit bestmöglich zu unterstützen. Eine erste Antwort bestand in der Implementierung von Self-Services: mit deren Hilfe sollen Mitarbeitende datenschutzkonform ihre Stammdaten selbst pflegen, aber auch ihre Gehaltsabrechnungen abrufen können. Daneben sollten Arbeitsschutzschulungen über das System getrackt und gesteuert werden. Beide Funktionen werden gut angenommen.

Transparenz und Vorausschau dank des „Skillmanagers“

Über die digitale Personalakte hinaus hat vor allem der „Skillmanager“ das Interesse von Personalabteilung und Geschäftsführung geweckt. Mit seiner Hilfe sollen benötigte und vorhandene Kompetenzen transparent abgebildet werden, um das Leben der Führungskräfte und der Personalabteilung zu erleichtern. Die Wahl des Systems stand mit Blick auf das bestehende ERP-Umfeld schnell fest und so konnte es losgehen. Die zuständige Personalleiterin Ursula Radlinger erarbeitete im Rahmen des Projektes QualiDigi vom RKW Baden-Württemberg zunächst einmal eine Jobfamilienstruktur: Wie lassen sich die Stellen im Unternehmen so bündeln, dass handhabbare Stellencluster entstehen? Darauf aufbauend wurden die Kompetenzen ermittelt, die für die jeweilige Jobfamilie wesentlich sind – erst grob mithilfe des EntreComp-Modells, einem Rahmenwerk der Europäischen Kommission für unternehmerische Kompetenzen, dann präzise mithilfe eines Kompetenzatlas.

Das RKW Baden-Württemberg hat uns dabei toll unterstützt, zusammen ging es schnell und ausgesprochen zielorientiert, vor allem hatten wir anschließend eine Struktur, mit der wir auch künftig gut weiterarbeiten können“
– Ursula Radlinger, Personalleiterin Rütgers

Was bringt die Personalsoftware? Ein Zwischenfazit zur Digitalisierung von HR

Auf die Frage nach dem Nutzen der Softwarelösung fällt Ursula Radlinger die Antwort nicht schwer: „Zukunftsfähigkeit, Transparenz und Effizienz! Indem Führungskräfte sich digital schnell einen Überblick über die Inhalte der Personalakte verschaffen können, wird nicht nur Zeit eingespart, der Personaleinsatz kann solide auf Grundlage absolvierter Schulungen und bestandener Prüfungen geplant werden.“ So erfährt man beispielsweise schnell, wer über die benötigten Spezialkenntnisse verfügt. Der „Skillmanager“ unterstützt außerdem den strategischen Blick in die Zukunft: Transparenz und Bewusstheit über die Kompetenzen der Mitarbeitenden erleichtert deren strategische Weiterentwicklung sowie eine zukunftsfähige Personalplanung, die vorher oft pragmatisch und anlassbezogen erfolgte. Indem Mitarbeitende ihre Profile außerdem um weitere Kompetenzen ergänzen können, erfährt das Unternehmen von wichtigen Qualitäten, die vorher nicht im Fokus standen. Ursula Radlinger weiß aber auch um die Grenzen der Digitalisierung: „Gerade während der Corona-Pandemie ist uns allen sehr deutlich geworden, dass etwa Videokonferenzen ein vitales Miteinander sicher ergänzen, aber nicht völlig ersetzen können. Man darf es mit der Digitalisierung also nicht übertreiben. Richtig eingesetzt hält sie einem aber auch den Rücken frei für wichtige Aufgaben.“

Erfahrungswerte und Praxistipps

Die Einführung eines solchen Systems bedeutet natürlich auch Aufwand. Gerade in den überschaubaren Personalabteilungen mittelständischer Unternehmen gibt es immer dringende Themen, die Aufmerksamkeit verlangen. Darum empfiehlt Ursula Radlinger, sich vorab gut zu überlegen, welche Funktionen man tatsächlich benötigt und in welcher Struktur man später arbeiten möchte. Dazu braucht es neben den Produktbroschüren der Anbieter immer auch eine gute Portion gesunden Menschenverstand. Auf dieser Grundlage kann ein System zusammengestellt werden, das ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis aufweist. Und dann heißt es dranbleiben, damit die Einführung nicht zu lange dauert. Der notwenige Austausch mit den Fachabteilungen möchte schließlich gut vorbereitet werden, damit das Rad nicht neu erfunden werden muss.

Wie geht es weiter?

Nachdem die Kompetenzen grob definiert sind, ist der Abgleich mit den Führungskräften wichtig. Gerade der Blick auf die benötigten Fachkompetenzen ist ohne ihr Zutun kaum möglich. Anschließend sollen die Kompetenzkataloge zu aktualisierten Stellenbeschreibungen und Textbausteinen für Stellenausschreibungen weiterentwickelt werden. Das gewählte System bietet viele weitere Funktionalitäten, so dass das Unternehmen beruhigt weiter wachsen kann, ohne dass ein erneuter Systemwechsel notwendig würde.

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Ramona Stehle Business Expertin Führung und Personal, aktuell in Mutterschutz

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